Deze policy bevat enerzijds de richtlijnen, die Woodoffice hanteert bij de verwerking van persoonsgegevens, conform de doelstellingen en verplichtingen voortvloeiende uit de Algemene Verordening Gegevensbescherming, nl. Verordening (EU) 2016/679 van 27 april 2016 van het Europees Parlement en de Raad betreffende de bescherming van natuurlijke personen in verband met de verwerking van persoonsgegevens en betreffende het vrije verkeer van die gegevens en tot intrekking van Richtlijn 95/46/EG (in het kort ‘AVG’).

Woodoffice met maatschappelijke zetel te 9100 Lokeren, Spinnerslaan 1, ingeschreven in het rechtspersonenregister te Gent onder het nummer 0765.261.605 , en met BTW-nummer BE 0765.261.605  treedt op als verantwoordelijke voor de verwerking van persoonsgegevens.

Woodoffice wenst u te vragen deze privacy policy aandachtig te lezen, daar dit document essentiële informatie bevat over de wijze waarop uw persoonsgegevens worden verwerkt.

Algemeen

Woodoffice bevestigt de vigerende wetgeving, zijnde de Wet van 8 december 1992 tot bescherming van de persoonlijke levenssfeer en haar uitvoeringsbesluiten, en de Europese Algemene Verordening Gegevensbescherming van 27 april 2016 na te leven.

Definities

“Persoonsgegevens”: alle informatie over een geïdentificeerde of identificeerbare natuurlijke persoon (“de betrokkene”). Als identificeerbaar wordt beschouwd een natuurlijke persoon die direct of indirect kan worden geïdentificeerd, met name aan de hand van een identificator zoals een naam, een identificatienummer, locatiegegevens, een online identificator of van een of meer elementen die kenmerkend zijn voor de fysieke, fysiologische, genetische, psychische, economische, culturele of sociale identiteit van die natuurlijke persoon. In Bijlage 1 wordt opgenomen welke Persoonsgegevens de Verwerker overeenkomstig onderhavige overeenkomst zal verwerken en voor welke verwerkingsdoeleinden.

“Verwerking”: een bewerking of een geheel van bewerkingen met betrekking tot persoonsgegevens of een geheel van persoonsgegevens, al dan niet uitgevoerd via geautomatiseerde procedés, zoals het verzamelen, vastleggen, ordenen, structureren, opslaan, bijwerken of wijzigen, opvragen, raadplegen, gebruiken, verstrekken door middel van doorzending, verspreiden of op andere wijze ter beschikking stellen, aligneren of combineren, afschermen, wissen of vernietigen van gegevens.

“Verwerkingsverantwoordelijke”: een natuurlijke persoon of rechtspersoon die, alleen of samen met anderen, het doel van en de middelen voor de verwerking van persoonsgegevens vaststelt.

"Verwerker”: een natuurlijke persoon of rechtspersoon die ten behoeve van de Verwerkingsverantwoordelijke persoonsgegevens verwerkt.

“Subverwerker”: de onderaannemer die door de Verwerker wordt aangesteld om een deel van het verwerkingsproces voor de Verwerkingsverantwoordelijke op te nemen.

“Inbreuk in verband met persoonsgegevens”: een inbreuk op de beveiliging die per ongeluk of op onrechtmatige wijze leidt tot vernietiging, het verlies, de wijziging of de ongeoorloofde verstrekking van of de ongeoorloofde toegang tot doorgezonden, opgeslagen of anderszins verwerkte persoonsgegevens; ook “Datalek” genoemd;

“AVG”: Algemene Verordening Gegevensbescherming, nl. Verordening (EU) 2016/679 van 27 april 2016 van het Europees Parlement en de Raad betreffende de bescherming van natuurlijke personen in verband met de verwerking van persoonsgegevens en betreffende het vrije verkeer van die gegevens en tot intrekking van Richtlijn 95/46/EG.

Verwerking van persoonsgegevens

Hieronder wordt opgesomd welke persoonsgegevens voor welke doeleinden Woodoffice uw persoonsgegevens verwerkt op en welke grondslag Woodoffice de verwerking steunt.

  • In het kader van de dienstverlening van Woodoffice worden volgende persoonsgegevens verwerkt:
    • Uw naam en voornaam
    • Uw adres
    • Uw telefoonnummer
    • Uw e-mailadres
    • Uw cv
    • Uw motivatiebrief

Bovenstaande gegevens worden verwerkt met het oog op de uitvoering van de overeenkomst die u met Woodoffice heeft gesloten. De verwerking van uw persoonsgegevens geschiedt meer concreet in het kader van de levering op de overeengekomen plaats, alsook in het kader van de facturatie en de opvolging van de betaling van de factuur.

Woodoffice steunt de verwerking van de persoonsgegevens in dit geval op het gerechtvaardigd belang Woodoffice heeft bij de goede en effectieve uitvoering van de overeenkomst.

  • In het kader van de toegang die u zichzelf verleent tot en het gebruik dat u maakt van onze website, worden volgende persoonsgegevens verwerkt:
    • Uw IP-adres
    • Uw surfgedrag

Woodoffice verwerkt bovenstaande gegevens met het oog op het optimaliseren van de inhoud en de werking van de website, overeenkomstig de behoeften van de bezoeker daarvan.

Voor deze verwerking beroept Woodoffice zich op het gerechtvaardigd belang dat Woodoffice heeft bij het aanbieden van een vlot toegankelijke, begrijpelijke, adequate, volledige en relevante website.

Voor meer informatie aangaande het gebruik van de website van Woodoffice wordt verwezen naar de website disclaimer en naar de cookie policy.

  • In het kader van het bezorgen van nieuwsbrieven en folders, worden volgende persoonsgegevens verwerkt:
    • Uw naam en voornaam
    • Uw adres
    • Uw e-mailadres

Bovenstaande gegevens worden verwerkt met het oog op het personaliseren van onze nieuwbrief en onze reclamefolder, alsook om u op de hoogte te brengen van de lopende promoties en acties.

Woodoffice beroept zich voor de verwerking van de persoonsgegevens op uw uitdrukkelijke en voorafgaandelijke toestemming tot de verwerking.

  • In het kader van het opstellen en analyseren van geanonimiseerde statistieken, worden volgende persoonsgegevens verwerkt:
    • De pagina’s die u achtereenvolgens bezoekt op de website

De verwerking voor statistische doeleinden geschiedt op basis van gecodeerde gegevens, uit dewelke de identiteit van de betrokkene niet te achterhalen is.

De rechtsgrond op dewelke Woodoffice zich beroept is het gerechtvaardigd belang van de onderneming om de dienstverlening voortdurend aan evaluatie en verbetering te onderwerpen.

Woodoffice verbindt zich ertoe uw persoonsgegevens niet voor enig andere doeleinde dan de doeleinden zoals hierboven vermeld, te verwerken, tenzij u Woodoffice daarvoor voorafgaandelijk en op uitdrukkelijke wijze toelating verleent. Woodoffice verzekert u dat uw persoonsgegevens niet worden bewaard, indien Woodoffice uw gegevens niet langer nodig heeft voor het verstrekken van diensten, of indien Woodoffice niet langer is gebonden aan een wettelijke bewaarplicht.

U bent niet verplicht uw persoonsgegevens over te maken aan Woodoffice. U bent zich er evenwel van bewust dat de weigering een aantal basisgegevens aan Woodoffice te verstrekken, tot gevolg kan hebben dat Woodoffice zich in de onmogelijkheid bevindt om u welbepaalde diensten te verlenen.

Direct marketing

Slechts wanneer u Woodoffice op uitdrukkelijke wijze toestemming daartoe verleent, worden uw persoonsgegevens verwerkt voor direct marketing-doeleinden.

Geeft u Woodoffice toelating om uw gegevens te gebruiken voor direct marketing-doeleinden, worden deze gegevens verwerkt om u de reclame in papieren / elektronische vorm te bezorgen.

U kan zich te allen tijde kosteloos en verzetten tegen het gebruik van uw persoonsgegevens voor direct marketing-doeleinden. U richt daartoe een eenvoudig verzoek via het contactformulier.

Bewaartermijn

Uw persoonsgegevens die door Woodoffice worden bewerkt, worden gedurende een termijn van 3 maanden bewaard.

Rechten

Als betrokkene wiens persoonsgegevens worden verwerkt, beschikt u over een aantal rechten, aangaande de verwerkingen die door Woodoffice worden verricht.

Voor de uitoefening van deze rechten dient u zich te wenden tot Woodoffice via het contactformulier.

Woodoffice is verplicht op dit verzoek te reageren binnen een termijn van één maand. Slechts wanneer u uw verzoek tot uitoefening van uw rechten via voormelde procedure aan Woodoffice overmaakt, zal een gepaste reactie volgen binnen de gestelde termijn.

U beschikt over volgende rechten:

  • Recht op inzage en toegang

U heeft een recht op toegang tot uw persoonsgegevens, alsook het recht het gebruik ervan te raadplegen. U kan te allen tijde op eenvoudig verzoek een kosteloze kopie verkrijgen van uw beschikbare persoonsgegevens.

  • Recht op verbetering, wissing en beperking

Behoudens voor die persoonsgegevens die noodzakelijkerwijs verwerkt moeten worden in het kader van een project of in het kader van de bewaring krachtens een wettelijke verplichting, kan u zelf aangeven welke persoonsgegevens geheel niet of slechts voor een beperkt aantal verwerkingen verwerkt mogen worden. U kan daarenboven vragen om die persoonsgegevens, die geheel of gedeeltelijk niet verwerkt mogen worden, te verwijderen. U kan eveneens vragen uw persoonsgegevens te verifiëren en, indien nodig, te verbeteren.

  • Recht van bezwaar, geautomatiseerde besluiten en profiling

U kan zich te allen tijde verzetten tegen de verwerking van uw persoonsgegevens, wanneer dit bezwaar steunt op ernstige en legitieme redenen. Indien u zich wenst te verzetten tegen het gebruik van uw persoonsgegevens voor direct marketing-doeleinden, hoeft u hiervoor geen redenen op te geven.

De verwerking van persoonsgegevens door Woodoffice gebeurt niet op basis van geautomatiseerde beslissingen, met andere woorden niet zonder enige menselijke tussenkomst.

Woodoffice doet niet aan profiling op basis van de beschikbare persoonsgegevens.

  • Recht op overdraagbaarheid

Onder de voorwaarden bepaald in de AVG heeft u het recht om uw persoonsgegevens op een gestructureerde, gangbare en machineleesbare vorm te verkrijgen. U kan Woodoffice vragen uw gegevens op deze wijze over te dragen aan een andere Verwerkingsverantwoordelijke.

  • Klachten

Indien u meent dat uw rechten als betrokkene worden geschaad door of bij de verwerking van uw persoonsgegevens, beschikt u over het recht een klacht in te dienen bij de Toezichthouder (de Commissie voor de Bescherming van de Persoonlijke Levenssfeer, Drukpersstraat 35, 1000 Brussel, e-mail:  commission@privacycommission.be, tel. +32 (0)2 274 48 00, fax +32 (0)2 274 48 35), onverminderd elke andere mogelijkheid tot het aantekenen van een administratief beroep of het instellen van een voorziening in rechte.

Doorgifte aan derden

Woodoffice verbindt zich ertoe uw persoonsgegevens niet te verkopen, te verhuren, te verdelen of op enige andere wijze ter beschikking te stellen aan derden, tenzij de mededeling aan de derde geschiedt in het kader van een wettelijke verplichting. In uitzonderlijke gevallen verplicht dwingende wetgeving Woodoffice ertoe uw persoonsgegevens over te maken aan de bevoegde overheidsinstanties. Hetzelfde geldt wanneer een gerechtelijk bevel aan Woodoffice de verplichting oplegt om persoonsgegevens mee te delen aan een aantal personen die krachtens het gerechtelijk bevel bevoegd zijn om van de betreffende persoonsgegevens kennis te nemen.

Woodoffice maakt echter een voorbehoud voor de gedeeltelijke of gehele reorganisatie of een overdracht van de activiteiten van de onderneming. In dit geval worden met de bedrijfsactiviteiten ook uw persoonsgegevens overgedragen aan die derden, die betrokken zijn bij de overdracht en de vertrouwelijke onderhandelingen voorafgaandelijk aan de overdracht.

In de mate van het mogelijke zal Woodoffice u op de hoogte stellen van de doorgifte aan voormelde derden.

Veiligheid en vertrouwelijkheid

Woodoffice garandeert dat de verwerking van uw persoonsgegevens op een adequate, correcte en veilige wijze gebeurt. Indien u dit wenst, wordt u op een transparante wijze geïnformeerd over de verwerkingsprocedures en de genomen passende, technische en organisatorische maatregelen om enig verlies, vervalsing of onrechtmatige wijziging van, alsook onrechtmatige toegang tot de persoonsgegevens te voorkomen.

Wijzigingen

Woodoffice behoudt zich het recht voor onderhavige policy te wijzigen.

Indien wezenlijke aanpassingen worden doorgevoerd, neemt Woodoffice alle redelijke maatregelen om u op de hoogte te stellen, voordat de wijzigingen van kracht worden.